Унищожаване на архиви във Волуяк означава контролирано изнасяне и раздробяване на документи, така че да освободите място и да затворите риска от изтичане на информация.

Как започва работата: кратко въвеждане по телефона

При първия разговор записвам какъв тип архив се предава и как е събран. Интересува ме дали говорим за кашони с документи, класьори, папки, или смес от няколко вида носители.

След това уточнявам две неща, които влияят на организацията на място: къде точно стои архивът и кой отговаря за достъп и подписи. Така подготвяме посещението без излишно чакане и без пренасяне на материали „на части“.

Накрая искам ориентир за обема, но без описване на съдържание. Достатъчно е да кажете колко кашона са готови, колко рафта са запълнени или колко шкафа се освобождават.

Маркиране на партидите на място, без преглеждане на листове

При пристигане във Волуяк започвам със снемане на текущото състояние: кои опаковки са за унищожаване и кои остават. Работи се по ясно отделени „купчини“ или редове от кашони, за да няма размяна.

Когато клиентът е подготвил етикети или вътрешни номера, проверявам само съвпадението на маркировките и целостта на опаковките. Не се разлистват документи и не се отварят папки, освен ако не се иска прехвърляне в транспортни кашони.

Контрол на изнасянето от помещенията

Изнасянето на документи се прави по ред, който се вижда и проследява: ред по ред от стелажите или кашон по кашон от зоната за съхранение. По този начин всеки предаден пакет излиза от помещението с ясно действие и без „останали случайно“ папки.

Събиране, товарене и транспорт на архивите

Когато архивът не е в готови кашони, първо се прави стягане на пакети за носене. Класьори и папки се групират отделно, защото съдържат елементи, които се отделят преди раздробяване.

Товаренето на архиви се води по броя опаковки и по вида им, за да няма разлика между това, което е изнесено, и това, което е прието за обработка. След приключване на товаренето се прави финална визуална проверка на зоната, от която са взети материалите.

Транспортът на архиви се организира така, че материалът да не се разпилява и да не се смесва с други товари. Ако има отделни партиди по отдели или години, те се подреждат разделено още при товаренето, за да се запази отчетността.

Разходи, които се виждат предварително

• Единично предаване: изнасяне и унищожаване на предварително събрани документи с цена от 80 €.
• Офис партида: организация на товарене, разделяне на опаковки и предаване за раздробяване с цена от 180 €.
• Натрупан фонд: работа с по-голяма маса архив и повече вътрешни партиди с цена от 240 €.
• Пълно освобождаване: събиране от няколко помещения, извозване на офис архив и приключване с описване на партидите с цена от 360 €.

Окончателната сума се потвърждава след като стане ясно какъв обем реално се изнася, как е опакован, колко курсове са нужни и колко време отнема обработката на място.

Най-чистата оценка става по телефона, защото в разговора се уточнява какво точно се взема, откъде се взема и колко натоварване носи самото пренасяне и организацията по партиди.

Как протича самото унищожаване на документите

Унищожаването се изпълнява чрез механично раздробяване, при което хартията се превръща в дребна фракция, непригодна за възстановяване. След раздробяването материалът се отделя като отпадък от хартия за последващо рециклиране.

Отделяне на елементи, които не са хартия

Преди обработка се отделят твърди корици, пластмасови джобове и метални механизми от класьори. Това пази оборудването и позволява различните материали да бъдат насочени по правилния ред, вместо да се смесват в една маса.

Проверка след изпълнение и предаване на документацията

След като архивът е изнесен, минавам по местата, където обичайно „остават“ документи: горни рафтове, последни редове по шкафове и кашони без обозначение. Контактното лице потвърждава кои зони са в обхват и кои не се пипат.

Приключването става с подписване на приемо-предавателните документи и предаване на комплект към клиента. Ако паралелно се освобождават други пространства, архивът се отделя като самостоятелна линия работа и не се смесва с дейности като почистване на халета.

Когато на обекта има и други натрупвания, те се планират като отделен товар и отделни документи, включително при нужда от извозване на битови отпадъци. При регулярни предавания можем да подредим извозването на архиви по периоди, така че вътрешният отчет да остава подреден.

Финално потвърждение и точни стъпки за заявка

Заявката се подава през бутона за телефон в сайта. По телефона казвате, че става дума за унищожаване на архиви във Волуяк, и описвате как са подготвени: кашони, папки, класьори или смесено.

Давате ориентир за обема с практична мярка: брой кашони, брой рафтове или брой шкафове, които се освобождават. Посочвате дали са нужни приемо-предавателни документи и кой подписва на място.

Обемът се преценява по описаните опаковки и начина на съхранение, без да се коментира съдържание. Денят и часът се потвърждават след като уточните контактно лице и реда за предаване. БГ СЪРВИЗ фиксира изпълнението веднага след тези данни.