Предлагаме унищожаване на архиви в София с контрол върху достъпа и проследима предавателна процедура. Клиентът освобождава помещения и шкафове, без да оставя документи извън контрол.

Как приемаме заявката и какво уточняваме още в началото

Заявката започва с кратък разговор, в който записваме вида на документацията и начина, по който е съхранявана. Уточняваме дали материалите са в кашони, папки, класьори или на свободни купчини, защото това определя подготовката.

След това фиксираме адрес в София, час за посещение и контактно лице на място. Питаме дали има вътрешен ред за изнасяне и подписване, за да подготвим точния набор документи за предаване и приемане.

Първи оглед: как се измерва обемът без да се разлиства съдържание

При пристигане правим преглед на зоната за работа и определяме как ще се изнасят носителите. Не отваряме и не разлистваме папки; оценката е по броя и типа на опаковките и по заетия обем в стелажите.

Отделяме материалите, които са за унищожаване, от тези, които остават. Ако клиентът има предварително маркирани кашони, проверяваме само маркировките и целостта на опаковката, без намеса в съдържанието.

Разделяне по носители и подготовка за транспортиране

Документите на хартия се подреждат за товарене така, че да не се разместват при пренасяне. Класьори и папки се групират отделно, защото металните елементи и пластмасовите корици се обработват различно след раздробяване.

При наличие на смесени материали уточняваме кои части остават при клиента и кои тръгват за унищожаване. Това се описва в предавателните документи, за да няма спорни количества след приключване.

Как протича самото унищожаване и какво се контролира по време на работата

Работим по затворен цикъл: приемане на архивните носители, пренасяне с ограничен достъп и унищожаване в контролирана среда. На етап товарене се прави контролно преброяване на опаковките и се сравнява с предварителния списък.

Унищожаването се извършва чрез механично раздробяване, при което листовете се превръщат в фракция, неподходяща за възстановяване. След раздробяване материалът се насочва за рециклиране като отпадък от хартия, отделно от примеси.

Какво правим с класьори, телчета и други елементи

Преди унищожаване отделяме едрите части, които могат да повредят оборудването или да затруднят обработката. Метални механизми от класьори, твърди корици и пластмасови джобове се отделят и се предават по съответния ред.

Разчет за изпълнение: ориентири за възлагане

• Еднократна партида: организирано изнасяне и унищожаване на ограничено количество документация с цена от 80 €.
• Офисен архив: товарене, контролно описване и предаване за унищожаване с цена от 180 €.
• Складов фонд: координация на екип и обработка на по-голямо натрупване с цена от 240 €.
• Пълен разчистващ цикъл: събиране от няколко точки, разделяне на носители и приключване с документиране с цена от 360 €.

Крайната стойност се уточнява по реалната натовареност на обекта: какво количество се изнася, как е пакетирано, колко място заема, каква техника е нужна и колко време отнема логистиката на място.

Най-точна преценка даваме след телефонно уточнение, защото по разговора се изяснява какъв тип архив се предава, как се стига до него и какъв е редът за приемане и предаване в конкретната сграда.

Документиране и следи от изпълнението

След приключване подготвяме приемо-предавателни документи според договорения ред. Вписват се датата, адресът в София, отговорното лице и описанието на предадените носители по вид и опаковки.

При нужда предоставяме документ за унищожаване, който се използва за вътрешен контрол и отчетност. Този документ отразява, че материалите са обработени като конфиденциален отпадък и не остават в оборот.

Кога услугата се комбинира с други дейности на обекта

Ако унищожаването върви паралелно с разчистване на помещения, предварително разделяме потоците: архивите се изнасят отделно от останалите материали. Така се избягва смесване и се запазва проследимостта.

При по-широки освобождавания на пространства, например при почистване на халета, архивните секции се обработват първи и се затварят документално, преди да започне изнасянето на други отпадъци.

Когато в обекта има и натрупани битови материали, извозването се планира като отделен курс, за да не се припокриват товарите. При такава организация се използва услуга за отпадъци с отделни документи и отделен ред на приемане.

Как се предава обектът след приключване

След изнасяне проверяваме за останали папки по рафтове, чекмеджета и кашони без маркировка. Потвърждаваме с контактното лице кои места са освободени и кои остават извън обхвата.

Накрая се прави подписване на документите и се предава комплектът на клиента. Ако услугата е част от по-голямо освобождаване на архиви, отделяме партидите по период или по отдел, според начина на вътрешно отчитане.

Заявка и потвърждение на изпълнението

Заявката се подава през бутона за телефон в сайта. По телефона казвате адрес в София, как са събрани документите и дали са в кашони, папки или класьори, плюс ориентир колко шкафове или стелажи се освобождават.

Описвате дали има изискване за приемо-предавателни документи и кой подписва на място. Обемът се преценява по броя опаковки и начина на съхранение, след което се потвърждава ден и час за изпълнение. БГ СЪРВИЗ фиксира посещението след като уточните контактното лице и реда за предаване.