Унищожаване на архиви в с. Петърч се изпълнява с ясен ред на предаване и контрол на носителите, така че шкафове и помещения да се освободят без изгубени папки.

Как започва работата още от телефонното обаждане

При първия разговор записваме какъв архив се дава за обработка и къде точно е събран. Питаме дали документите са в кашони, класьори, папки или са подредени по стелажи, защото това определя какъв екип да изпратим.

Уточняваме кой ще ни посрещне в с. Петърч и кой има право да потвърди предаването. Ако клиентът работи с вътрешен регистър, съгласуваме как да се опишат партидите по отдели или периоди.

Преди посещението изискваме да се посочи дали има материали, които остават на място. Така на самия обект не се губи време в преместване на несвързани кашони и не се допуска смесване.

Оглед на място: как подготвяме изнасянето без да пипаме съдържанието

На адреса първо определяме зоната за работа и маршрута за изнасяне. Преброяваме опаковките, сверяваме надписите им и проверяваме дали са затворени така, че листове да не се разпиляват при пренасяне.

Не се разлистват документи и не се прави преглед по страници. Обемът се отчита по реално заетото място в шкафове и стелажи и по вида на носителите, които ще се товарят.

Маркиране на партидите, за да няма „добавени“ кашони накрая

Когато архивът е разпределен по няколко помещения, всяка партида се отделя видимо и се записва като отделен набор за предаване. Ако има готови етикети от клиента, работим по тях и допълваме само липсващите обозначения по кашони.

Товарене и транспорт: как се държи контролът по време на движението

Товаренето започва след потвърждение от контактното лице кои опаковки влизат в услугата. Подреждаме кашоните така, че да не се деформират, а класьорите се групират отделно, за да не разкъсват опаковки и да не пречат при последващата обработка.

При изнасяне на документи от офис архив не смесваме партиди от различни звена. Това се прави, когато клиентът иска да получи отделно отразяване по отдели или по години в предавателните документи.

Как точно се унищожава документацията

След приемане архивът се обработва чрез механично раздробяване. Резултатът е фракция от хартия, която не позволява възстановяване на съдържание в работен вид.

Материалът се отделя от примеси и се насочва като отпадък от хартия за последваща преработка. Така унищожаването приключва с реално изведен от употреба носител, а не със складиране на „подготвени“ купчини.

Отделяне на елементи, които не са хартия

Преди обработка се отделят твърди корици, пластмасови джобове и метални механизми от класьори. Тези части се събират отделно, за да не се поврежда оборудването и за да може всяка група материал да се предаде по съответния ред.

Как се планира стойността при реална заявка

• Малка партида: изнасяне на подготвени опаковки и унищожаване на документация с цена от 80 €.
• Офис архив: товарене на смесени кашони и класьори, с контролно описване и предаване, с цена от 180 €.
• Разширен цикъл: разделяне по носители, координация на работа на място и приключване с документиране, с цена от 240 €.
• Комплексно разчистване: събиране от няколко точки в обекта, групиране на партиди и затваряне на услугата с пълен комплект документи, с цена от 360 €.

Окончателната сума се подрежда според това какъв обем реално се изнася и как е събран: дали архивът е на стелажи или в кашони, колко време отнема отделянето на партидите и какъв транспортен ресурс е нужен за изпълнението.

Най-чистата сметка излиза след кратък разговор, в който уточнявате какво точно се предава и как е организирано на място. Така се избягват предположения и цената се опира на действителното натоварване и реалната работа по извозването и унищожаването.

Документите, които остават след услугата

След приключване се изготвят приемо-предавателни документи по договорения ред. Вписват се датата, адресът в с. Петърч, отговорното лице и описанието на предадените носители по тип и опаковки.

Когато е нужен допълнителен вътрешен отчет, се подготвя документ за унищожаване. Той служи за контрол в организацията и показва, че архивът е преминал през процес на обработка и е изведен от оборот.

Координация, когато на обекта вървят и други дейности

Ако паралелно се освобождават и други помещения, архивът се държи като отделен поток. Това означава отделно събиране, отделно товарене и отделно предаване, за да не се смесва с други материали от обекта.

При комбиниране с разчистване на по-големи пространства, например при почистване на производствени и складови халета, архивът се приключва документално преди да започне изнасяне на останалите групи отпадък.

Когато клиентът едновременно освобождава и други натрупвания, отделяме извозването в отделен курс и отделен отчет. В такива случаи се използва самостоятелна услуга за извозване на битови отпадъци, за да няма смесване на товарите и документите.

Финална проверка на помещенията и предаване на резултата

След приключване се връщаме по местата, от които е изнасяно, и проверяваме рафтове, чекмеджета и останали кашони без маркировка. Контактното лице потвърждава кои шкафове са освободени и кои не са били включени в задачата.

Подписват се документите и комплектът се предава на клиента на място. Ако обработката е част от по-широко извозване на архиви, партидите се разделят според начина ви на отчетност, за да се затвори всяка група отделно.

Как се заявява изпълнение и как се фиксира денят

Заявката се подава през бутона за телефон в сайта. По телефона казвате, че става дума за унищожаване на архиви в с. Петърч, давате точен адрес и описвате как е подредена документацията: кашони, класьори, папки или стелажи.

След това уточнявате дали архивът е разделен по отдели или по години и кой ще подпише приемо-предавателните документи на място. Обемът се преценява по броя опаковки и по заетото пространство, а изпълнението се потвърждава, когато се уточнят контактното лице и редът за предаване. БГ СЪРВИЗ фиксира посещението след това уточнение.