Унищожаване на архиви в Негован се изпълнява с контролирано изнасяне и ясно документиране, така че помещението да се освободи без риск от разпилени или смесени документи.

Как започва работата: какво записваме още при първия контакт

По телефона събираме конкретни данни, за да планираме посещението без догадки. Питаме къде е архивът в сградата и дали е в шкафове, стелажи или отделено помещение. Записваме дали документите са в кашони, папки, класьори или на купчини, защото това определя начина на товарене.

Искаме информация дали клиентът има вътрешен ред за предаване, входящ дневник или лице, което отключва и присъства. Ако има подготвени партиди за предаване, уточняваме как са маркирани, за да се работи по отделни групи без разместване.

Оглед на място: измерване на обема без преглеждане на съдържание

При пристигане оглеждаме зоната, в която са складирани материалите, и определяме маршрут за изнасяне. Обемът се преценява по броя опаковки, по вида им и по реално заетото място в шкафове и рафтове. Не разлистваме документи и не отваряме папки за проверка на съдържание.

На огледа разделяме това, което е за унищожаване, от това, което остава. Ако има неясни кашони, ги отделяме в „за уточнение“ и ги оставяме затворени, докато отговорното лице не потвърди статуса им.

Маркиране на партиди за проследимост

Преди изнасяне подреждаме опаковките в групи според начина, по който клиентът иска да ги отчете. При нужда се работи по отдели или периоди, като всяка група се държи отделно по време на пренасяне и товарене, за да няма смесване между партидите.

Подготовка за изнасяне: как се подреждат носителите за безопасно товарене

Кашоните се подреждат така, че да не се отварят при пренасяне, а папките и класьорите се групират отделно. При наличие на разпилени листове ги събираме в затворени опаковки, за да няма изпуснати части по коридори и работни зони.

Ако в архива има различни носители, уточняваме кои остават на място и кои се предават за унищожаване. Тази граница се фиксира преди товарене, за да не се налагат промени след като документите вече са изнесени.

Унищожаване: какво се контролира по време на процеса

Работата се води по последователни стъпки: приемане на опаковките, контролно преброяване и транспортиране като отделен товар. Унищожаването е механично раздробяване, при което хартията се превръща във фракция, която не позволява възстановяване на листове в работен вид. След това материалът се насочва за рециклиране като отпадък от хартия.

Отделяне на елементи, които не са хартия

Когато има класьори, телчета, метални механизми и пластмасови части, те се отделят, за да не пречат на обработката. Тези елементи се събират отделно и се предават по съответния ред, без да се смесват с хартиения поток.

Планиране на разхода: ориентири за организацията на услугата

• Малка партида: изнасяне на подготвени опаковки и предаване за унищожаване с цена от 80 €.
• Офис комплект: товарене на архив от шкафове или стелажи с контролно описване и цена от 180 €.
• Системно разчистване: работа по групи, отделяне на носители и координация на екип с цена от 240 €.
• Пълен цикъл: събиране от няколко помещения, отделяне на примеси и приключване с документация с цена от 360 €.

Точната стойност се изчислява след като се види реалната картина на място: какво количество е събрано, колко пространство заема, как е опаковано, колко време отнема изнасянето и каква подредба се изисква за отделяне на групи.

По телефона се прави най-работещата предварителна преценка, защото се уточнява дали архивът е готов за товарене, как се стига до него и какъв е редът за предаване в сградата. Така цената се основава на реално планиране, а не на предположения.

Комбиниране с други дейности на обекта без смесване на товарите

Когато паралелно се освобождават и други пространства, архивът се извежда като отделна задача и се затваря документално преди да започне друга работа. При освобождаване на големи помещения, включително при почистване на халета, архивните опаковки се държат отделно и не се включват към общия поток.

Ако има и непотребни материали, които не са документи, се планира отделен курс, за да не се смесват видове отпадък. В такива случаи се използва отделна услуга за битови отпадъци с различен ред на приемане и различни документи.

Финална проверка на помещенията и предаване на документите

След изнасянето правим обход на шкафове, рафтове и чекмеджета, за да не останат папки без маркировка или отделени купчини. Потвърждаваме на място кои точки са изпразнени и кои не са били включени в задачата, за да е ясно какво е приключено.

Накрая се подписват приемо-предавателните документи и комплектът се предоставя на клиента. Когато задачата е част от по-широко извозване на архиви, партидите се отделят така, както се водят във вътрешната отчетност, без да се смесват между отдели или периоди.

Работен финал: как се подава заявка и кога се потвърждава изпълнението

Заявката се подава през бутона за телефон в сайта. По телефона казвате адрес в Негован, къде точно стои архивът в сградата и как е съхраняван: кашони, папки, класьори или стелажи. Добавяте ориентир колко шкафове или рафтове се освобождават и дали има отделени партиди с маркировка.

Описвате кой е контактът на място и какъв документ се изисква при предаване. Обемът се преценява по броя опаковки и по заетото пространство, след което се предлага конкретен ден и час. Потвърждението за изпълнение се дава след като уточните реда за достъп и подписване; БГ СЪРВИЗ фиксира посещението по тези данни.