Унищожаване на архиви в Копривщица означава контролирано изнасяне, транспортиране и раздробяване на документи, така че шкафовете да се освободят, а информацията да не остава в обръщение.

Старт на задачата: какво записваме още при първия контакт

Започваме с конкретни въпроси, които определят подготовката на екипа: какъв е носителят на архива, в какво е събран и в коя част на обекта се намира. Не търсим съдържание по документи, а вид и начин на съхранение.

Уточняваме дали материалите са в кашони, в папки, в класьори или на купчини по рафтове. Питаме има ли вече отделени партиди и дали клиентът работи с вътрешен опис, по който трябва да се движим при приемането.

След това фиксираме адрес в Копривщица, контактно лице и ред за достъп до помещението. Ако има изискване за подписване при изнасяне, уточняваме кой отговаря за предаването и на кой етап се подписва.

Оглед на място: измерване на обема без преглеждане на информация

На адреса работим по видими параметри. Броим опаковки, гледаме заетия обем в шкафове и стелажи и отбелязваме вида на носителите. Папки и класьори се оценяват отделно, защото съдържат различни елементи за обработка.

Маркираме точките, от които ще се изнася, и подреждаме зоната за товарене така, че да няма смесване с документи, които остават. Когато клиентът е поставил етикети, приемаме по етикет и цялост на опаковката, без да отваряме.

Отделяне на партидите, които не се включват

Ако на рафтовете има материали с различен срок на съхранение, отделяме това, което остава. Правим го визуално по указания на отговорното лице и по предварително определените секции, за да не се връщаме втори път към същите шкафове.

Изнасяне и товарене: как държим контрол до напускане на обекта

Изнасянето върви по ред, който се следи от контактното лице: отваря се конкретна секция, изнася се само подготвената партида и се затваря. Ако документите са на свободни купчини, първо ги събираме в стабилни опаковки, които не се разпадат при пренасяне.

При товарене правим контролно преброяване на опаковките и го сверяваме с договореното количество за тази партида. По този начин при предаване няма спор дали липсва кашон или е останал в помещението.

Класьори и метални елементи: подготовка за последваща обработка

Класьорите се групират отделно, защото имат механизми, които се отделят преди раздробяването. Телчета, щипки и твърди корици се насочват към отделен поток за предаване, за да не затрудняват машинната обработка на хартията.

Унищожаване: как се изпълнява процесът и какво се проверява

Унищожаването се прави чрез механично раздробяване, при което хартията се превръща в дребна фракция, която не позволява възстановяване на листове. Преди да започне обработката, се проверява дали в партидата няма чужди предмети, които могат да спрат техниката.

След раздробяване остатъкът се отделя като хартиен отпадък за рециклиране. Примеси като пластмаса и метал се държат отделно и се предават по съответния ред, вместо да се смесват с хартията.

Ориентири за разчет и организация на изпълнението

• Кратка партида: изнасяне и унищожаване на ясно отделен архив с цена от 80 €.
• Офис пакет: товарене, контролно преброяване и предаване за унищожаване с цена от 180 €.
• Складова секция: координация на екип и работа по натрупан архив в помещение с цена от 240 €.
• Пълен цикъл: събиране от няколко вътрешни точки и приключване с документиране с цена от 360 €.

Сумата се уточнява след като се види какъв обем реално се изнася и как е подготвен: колко опаковки има, колко място заемат, има ли класьори и твърди корици, и колко време отнема пренасянето и товаренето.

Най-сигурната оценка става след кратък разговор, защото по телефона се изяснява какво точно е събрано, откъде се изнася и какъв е редът за предаване в конкретната сграда, без предположения.

Документи след изпълнение: какво получава клиентът като следа

След приключване подготвяме приемо-предавателни документи по договорения ред. Вписват се дата, адресът в Копривщица, контактното лице и описание на предадените носители по тип и опаковки.

Когато клиентът изисква отделно потвърждение за приключено унищожаване, предоставяме документ, който се прилага към вътрешния контрол и отчетност. Той описва партидата като конфиденциален отпадък, изведен от употреба.

Когато архивът е част от по-широко освобождаване на помещения

Ако паралелно се освобождават складови площи, архивът се отделя като самостоятелен поток и се затваря документално, преди да се премине към други материали. При комбиниране с дейности по почистване на складови халета в Копривщица първо се изнася документацията, после се продължава с общото разчистване.

Когато на обекта има и смесени битови материали, те не се товарят заедно с документите. За тях се планира отделен курс и отделни документи чрез услуга за извозване на битови отпадъци в Копривщица, за да няма смесване на товарите.

Ако работата е част от системно освобождаване и подреждане на документация, координацията може да се води като периоди или отдели, както е удобно за отчетността, включително при услуги за извозване и обработка на архиви с отделни партиди.

Финално потвърждение по телефона и фиксиране на деня

Заявката се подава през бутона за телефон в сайта. По телефона казвате, че става дума за унищожаване на архиви в Копривщица, давате точен адрес и описвате в какво са документите: кашони, папки или класьори.

Описвате какъв обем се освобождава като брой шкафове, рафтове или стелажи, и дали има отделени партиди. По тези данни се преценява натоварването и се уточнява какъв екип и какъв транспорт са нужни.

Потвърждението за изпълнение се дава, след като се уточнят контактното лице, редът за достъп и моментът за подписване на документите при предаване. БГ СЪРВИЗ фиксира ден и час, след като по разговора се затвори обемът и се уточни организацията на място.