Унищожаване на архиви в Казичене се изпълнява с ясна проследимост от взимането до финалното раздробяване. Клиентът освобождава шкафове и стелажи, без документите да минават през случайни ръце.

Как започва заявката: какво записваме в първите 3 минути

При първото обаждане записваме какъв архив се предава и в какво е събран: кашони, класьори, папки или чували. Това определя какво носим за опаковане и как планираме товаренето.

Уточняваме точен адрес в Казичене, лице за контакт и дали се влиза през рецепция, складов вход или вътрешен коридор. Ако има изискване за подписване при изнасяне, го включваме в плана още на този етап.

Подготовка на място: как се затваря потокът на документите

При пристигане отделяме зона, в която документите се събират само за тази задача, без смесване с други материали от обекта. Поставяме опаковките така, че да се вижда кое е готово за изнасяне и кое още се подготвя.

Ако архивът е разпръснат по няколко помещения, минаваме по ред и изнасяме последователно, за да не остава “отворена” купчина без контрол. При нужда се пренареждат кашони, които са деформирани, за да не се разсипва съдържание при пренасяне.

Оценка на обема без преглеждане на съдържание

Обемът се определя по заетото място и вида на опаковките, без да се разлистват папки и без да се чете каквото и да е. Броим кашони, класьори и купчини по рафт, и записваме как са групирани.

Ако клиентът е маркирал партиди по години или отдели, проверяваме само етикетите и целостта на опаковката. Разделяме материала, който остава, така че да няма пренасяне на “гранични” кашони по погрешка.

Окомплектоване за товарене: как се подреждат различните носители

Хартията, папките и класьорите се подреждат отделно, защото се обработват различно след раздробяване. Класьорите се събират в отделна група, за да се извадят едрите елементи преди унищожаване и да не се спира процесът.

Изнасяне и транспорт: как се води контрол по време на работа

Товаренето започва след контролно сверяване на подготвените опаковки. Записваме броя и типа им и работим по ред, който не допуска връщане назад и разместване между помещенията.

По време на пренасянето документите не се оставят на междинни места “за после”. Всяка опаковка минава по една линия: зона за подготовка, изнасяне, товарене, извозване на архиви към унищожаване.

Самото унищожаване: какво точно се получава като резултат

Унищожаването се прави чрез механично раздробяване, при което листовете стават на дребна фракция, неподходяща за възстановяване. След раздробяването хартията се насочва към рециклиране като отделен поток.

Отделяне на елементи: как се процедира с метал и пластмаса

Преди раздробяване се отделят твърди корици, метални механизми, телчета и пластмасови джобове, когато пречат на оборудването или смесват потоците. Тези части се събират отделно и се предават по съответния ред, без да се връщат в готовата фракция.

Разчет за организация: ориентири за планиране на задачата

• Еднократно взимане: изнасяне на подготвена малка партида и предаване за унищожаване с цена от 80 €.
• Офисна партида: събиране от шкафове, товарене с контролен списък и транспорт на архиви с цена от 180 €.
• Натрупан фонд: работа по стелажи, разделяне на носители и координация на изхвърляне на архиви с цена от 240 €.
• Пълен цикъл: обхващане на няколко помещения, извозване на кашони с документи и приключване с комплект документи с цена от 360 €.

Сумата се уточнява след като се види какъв обем реално се мести и как е подготвен: колко място заема, в какви опаковки е, има ли нужда от допълнително подсигуряване и колко последователни курса се планират.

По телефона най-точно се ориентираме, когато кажете какво точно стои на място и как се стига до него, както и какъв документален ред искате при предаване. Така се избягва цена “на сляпо” и се стъпва на реалното натоварване, а не на предположения.

Документална част: какво получавате след приключване

След изпълнение подготвяме приемо-предавателни документи по договорения ред. Вписваме дата, адрес в Казичене, отговорно лице и описание на предадените носители по вид и опаковки.

Когато се изисква вътрешна отчетност, оформяме и документ за унищожаване, който остава при клиента като следа за приключена партида. Текстът се попълва така, че да се вижда какво е предадено и че материалът не остава в оборот.

Координация с други дейности в обекта

Когато успоредно се освобождават други помещения, архивът се движи като отделен поток и не се смесва с общи отпадъци. Това позволява да се затвори архивната част с подпис и чак след това да продължи останалото разчистване.

Ако паралелно върви почистване на складови пространства, планираме архивната работа така, че да се приключи първо зоната с документи, а после останалите материали. При такива обекти често се комбинира с организирано почистване на производствени и складови халета, като архивът остава отделна линия.

Когато в помещението има смесени битови отпадъци, организираме отделен курс, за да не се застъпват товарите и документите. Тогава се използва самостоятелно извозване чрез услуга за битови отпадъци, с отделно приемане и отделни документи.

Финална проверка на място: как се затваря задачата

След изнасянето минаваме по местата, от които е взет архивът, и проверяваме дали са останали папки по рафтове, чекмеджета и кашони без етикет. Потвърждаваме с контактното лице кои секции са приключени и кои изобщо не са били включени в задачата.

Документите се подписват на място и комплектът се предава веднага. Когато архивът е разделен по периоди или отдели, партидите се отбелязват отделно, както е при организирано разчистване и извозване на фирмени архиви, за да се отчете всяка част самостоятелно.

Как се потвърждава изпълнението в Казичене

Заявката се подава през бутона за телефон в сайта. По телефона казвате адрес в Казичене, къде е архивът в сградата и в какво е събран: кашони, класьори или папки.

Описвате какво трябва да се освободи като обхват: стелажи, шкафове или конкретни секции, и дали искате приемо-предавателни документи на място. Обемът се преценява по броя опаковки и по заетото пространство, след което се уточнява редът на работа и се избира ден и час.

Потвърждението се дава след като се уточнят контактното лице и правилото за подписване при изнасяне. БГ СЪРВИЗ фиксира посещението след този разговор и пристъпва към изпълнение по договорения ред.