Унищожаване на архиви в Ихтиман организираме като контролирана операция от изнасяне до документално приключване. Вие освобождавате шкафове и помещения, без риск от изгубени папки.

Старт на поръчката: какво записваме, за да няма разминавания

При първото обаждане не искаме съдържание, а начин на съхранение. Казвате дали архивът е в кашони, класьори, папки или по купчини, и къде точно се намира.

Записваме контактно лице и работен прозорец за посещение в Ихтиман. Уточняваме има ли вътрешен ред за достъп до помещенията и къде се прави предаване на опаковките, за да не се движат из сградата без контрол.

Ако имате отделени партиди по години или отдели, описвате как са маркирани. При липса на маркировка, уточняваме дали ще отделите групите предварително или да подготвим място за подреждане на място.

Оглед на място: измерване по опаковки и заеман обем

На адреса проверяваме реалното количество без разлистване. Работим с преброяване на кашони, класьори и папки и с оглед на заетите рафтове и шкафове.

Определяме зона за временно събиране, където архивът да се подрежда преди товарене. Това държи движението под контрол и позволява на контактното лице да потвърди кои опаковки влизат в партидата за унищожаване.

Маркиране на партидите без намеса в документите

Когато част от архива остава при клиента, отделяме партидите визуално и по опаковка. Поставяме етикет по външната страна на кашона или на класьора и записваме броя на единиците в работния списък.

Изнасяне и товарене: контрол по брой и запечатване

При изнасяне на документи работим по ред: взимане от конкретна точка, проверка на маркировката, изнасяне към зоната за събиране, после товарене. Не прехвърляме съдържание от една опаковка в друга, освен ако не се разпада.

При разпадащи се кашони сменяме опаковката на място и прехвърляме без да разделяме папки по листове. Старият кашон се отбелязва като сменен, за да остане ясна бройката в края.

Преди тръгване се прави финална проверка по броя опаковки в списъка и броя опаковки в превозното средство. Контактното лице потвърждава резултата на място, преди да се затвори товарът.

Самото унищожаване: какво точно се случва с носителите

Унищожаването се изпълнява чрез механично раздробяване, при което документите се превръщат във фракция, която не позволява сглобяване на страници. Операцията е насочена към хартията като носител, без обработка на съдържание.

Материалът след раздробяване се отделя като хартиен отпадък за рециклиране. Примеси като пластмаса и метал се отделят и се предават отделно, за да не се смесват с фракцията от хартия.

Класьори, механизми и телчета: отделяне преди обработка

Класьорите и папките с твърди корици се групират отделно, защото имат метални механизми и пластмасови части. Едрите елементи се отделят, за да не натоварват раздробяващото оборудване и да не попадат в хартиената фракция.

Как се формира разчетът за работа

• Малка партида: организирано извозване на архиви от един кабинет или малко помещение с цена от 80 €.
• Офисен комплект: изнасяне на документи от няколко шкафа, преброяване на опаковките и транспорт на архиви с цена от 180 €.
• Фонд от склад: разчистване на архивно помещение със стелажи и координирано товарене на архиви с цена от 240 €.
• Цял цикъл: извозване на офис архив от няколко точки в обекта, разделяне на носители и приключване с протоколи с цена от 360 €.

Сумата се фиксира след като се види реалната картина на място: колко опаковки има, какъв тип са, колко пъти се прави пренос от помещението до товарната зона и дали се налага смяна на опаковки.

Най-сигурната оценка идва от конкретни отговори по телефона: какво точно ще се мести, къде е събрано и как се извършва предаването в сградата. Така се избягва предположение и се определя работа според реалното натоварване.

Документално приключване: какво получавате след изпълнението

След приключване подготвяме приемо-предавателни документи с дата, адрес в Ихтиман, отговорно лице и описание на предадените носители по вид и опаковка. Вписваме това, което реално е преминало през предаването, без обобщения.

Когато се изисква отчетност, предоставяме документ за унищожаване, който служи за вътрешен контрол. Той показва, че партидата е приключена като конфиденциален отпадък и не остава в оборот.

Кога се планира отделен курс за други материали

Ако паралелно се освобождават помещения, архивът се планира като отделен поток. При задачи, които включват разчистване на големи пространства като производствени халета и складови зони, архивните опаковки се отделят първи и се затварят по документи, преди да се мести друг материал.

Когато на обекта има и смесен отпадък, той се извозва с отделен курс и отделни документи. В такива случаи се комбинира с услуга за извозване на битови отпадъци, без да се смесват товарите в една партида.

Финална проверка на място: как се затваря обектът

Преди да приключим, минаваме през местата, от които са взети документите: рафтове, чекмеджета и кашони без маркировка. Контактното лице потвърждава кои секции са в обхвата и кои остават непроменени.

След това предаваме комплекта документи и затваряме задачата по описаните опаковки. Ако дейността е част от по-широко изхвърляне на архиви, планирано като етапно извозване и приключване на архивни партиди, отделяме партидите според начина ви на вътрешно отчитане.

Как се подава заявка и кога се потвърждава изпълнението

Заявката се подава през бутона за телефон в сайта. По телефона казвате: адрес в Ихтиман, къде е архивът в сградата, в какви опаковки е събран и дали има отделени партиди.

Описвате колко шкафа или стелажи се освобождават и дали има изискване за приемо-предавателни документи и документ за унищожаване. Обемът се преценява по броя и вида опаковки и по това колко пренасяния са нужни в обекта.

Ден и час се потвърждават след като уточните контактното лице на място и реда за предаване. БГ СЪРВИЗ потвърждава изпълнението, когато всички параметри са изяснени по телефона и са записани за екипа.