Унищожаване на архиви във Владая решава проблема с натрупани документи, които вече не трябва да се пазят. Освобождавате шкафове и помещения, без да оставяте хартия извън контрол.

Как започва работата: кратко приемане на информация и точен план

При първото обаждане събираме само данни, които влияят на изпълнението. Питаме какъв тип архив се предава, на хартия ли е и дали има класьори, папки или насипни купчини.

Уточняваме къде стои архивът в обекта и как е групиран: по години, по отдели или смесено. Това определя дали ще подготвим отделни партиди за предаване и как ще се опише всяка от тях.

Записваме адрес във Владая, име на контактното лице и предпочитан час за работа. Ако в обекта има вътрешен ред за подписване, уточняваме кой приема документите и в кой момент от процеса се подписва.

Маркиране на партидите на място без отваряне на документи

При пристигане оглеждаме зоната, от която ще се изнасят документите, и подготвяме отделни места за групиране. Не разлистваме съдържание и не отваряме папки, за да няма намеса в информацията.

Събираме опаковките, които са за унищожаване, и ги отделяме от тези, които остават. Ако клиентът е обозначил кашоните предварително, проверяваме само етикета и целостта на кашона.

Как измерваме натоварването за транспорта

Оценката се прави по реалния брой опаковки и по заеманото място в стелажи и шкафове. Така се планира извозване на кашони с документи с подходящ автомобил и екип, без излишни курсове.

Изнасяне и товарене: работа в подредена последователност

Изнасянето на документи започва от най-близките до изхода секции и върви последователно, за да не се смесват партиди. При всяко преместване се броят кашони, папки и класьори по отделни купове.

При товарене на архиви подреждаме опаковките така, че да не се разместват при транспорт на архиви. Класьори и папки се отделят от чистата хартия, защото съдържат метални механизми и твърди части.

Отделяне на елементи, които не влизат в раздробяването

Преди предаване за обработка отделяме твърди корици, метални части и пластмасови джобове. Това намалява риска от блокиране на оборудването и оставя чист поток от хартия за раздробяване и последващо рециклиране.

Как протича унищожаването и какво се проверява след него

Унищожаването се извършва чрез механично раздробяване, при което листовете стават фрагменти, които не могат да се сглобят обратно в четим вид. След обработката хартията се отделя като отпадък за рециклиране, а примесите се насочват по съответния ред.

След унищожаването правим контролна проверка на предадените опаковки спрямо броенето при товаренето. Ако е работено на партиди, потвърждаваме приключването на всяка партида по реда, по който е изнесена.

Разчет по изпълнение: ориентири за възлагане

• Малка партида: изнасяне и унищожаване на компактно събрани документи с цена от 80 €.
• Офис архив: извозване на офис архив с описване на опаковките и предаване за раздробяване с цена от 180 €.
• Смесени носители: работа с класьори, папки и кашони с отделяне на елементи и подреждане по партиди с цена от 240 €.
• Пълно разчистване: разчистване на архивно помещение с няколко точки на събиране и финално документиране с цена от 360 €.

Сумата се уточнява след като се види как е организиран архивът на място: колко опаковки има, колко пространство заемат и дали изискват разделяне на партиди. Значение има и какъв е обемът работа по отделяне на класьори, твърди корици и други елементи.

Най-сигурната преценка става в кратък разговор, в който описвате как е складирана документацията и как искате да се води приемането. Така се избира реалистичен график и се избягва предварителна оценка „на сляпо“, която не отразява натоварването.

Кога архивите се извозват отделно от друго разчистване в обекта

Когато в сградата паралелно се освобождават други помещения, архивът се движи като самостоятелен поток. Ако се изпълнява почистване на халета, първо се затварят документите като отделна задача, за да не се смесват с останалите материали.

Ако има и неархивни отпадъци, те се планират с отделен курс и отделно товарене. При такъв случай се използва услуга за извозване на отпадъци, без да се комбинира с кашони с документи в една и съща партида.

Как се оставя помещението след изнасянето

След изнасянето се прави проверка на рафтове, чекмеджета и дъна на шкафове за останали папки и кашони без етикет. Контактното лице потвърждава кои секции са приключени и кои не са били включени.

Когато задачата е част от по-широка организация по извозване и обработка на архиви, партидите се отделят според начина на вътрешна отчетност. Така подписването и предаването се правят без разминаване между отдели и периоди.

Финално потвърждение по телефона и предаване на резултата

Заявката се подава през бутона за телефон в сайта. По телефона казвате адрес във Владая, къде се намира архивът в обекта и как е опакован, включително дали има класьори и папки.

Описвате как искате да се разделят партидите и кой подписва приемането на място. По тази информация се преценява натоварването по опаковки и се потвърждават ден и час за изпълнение, след като уточните контактното лице. БГ СЪРВИЗ фиксира посещението след потвърждение на реда за предаване и завършва задачата с подписани документи.