Унищожаване на архиви в Момин проход се организира така, че документите да излязат от обекта без прекъсване на контрола. Освобождавате шкафове и помещения, а накрая получавате ясни следи за предаването.

Старт на заявката: какво записваме, за да дойдем подготвени

По телефона искаме конкретика, не общо описание. Казвате какъв тип архив предавате и къде е събран: в кашони, класьори, папки, чували или по рафтове.

Уточнявате дали има вътрешен ред за движение на документацията. Ако в сградата се работи с пропускателен режим, записваме кой ни посреща и през кой вход се минава.

Питаме има ли отделени партиди, които не тръгват за унищожаване. Така на място не губим време в преговори и не се отварят пакети, които клиентът е маркирал като „остават“.

Проверка на място: измерване по опаковки и заеман обем

На адреса правим оглед на зоната, където е архивът, и маршрута за изнасяне. Работим по визуални показатели: брой кашони, брой класьори, дължина на стелажи и запълване по рафтове.

Не разлистваме съдържание и не четем документи. Интересува ни само как е съхранено и дали опаковките са цели, за да се пренесат без разпиляване.

Ако има вече подготвени купчини, ги групираме в партиди за товарене. При смесени материали изискваме ясна маркировка от клиента, преди да се затворят за изнасяне.

Маркиране и отделяне на партиди без намеса в съдържанието

Когато клиентът държи на разделяне по години, отдели или договори, работим по външно обозначение. Поставяме етикети по опаковките и правим кратък опис по вид и брой пакети, без да се отварят.

Опаковане за изнасяне: как се затваря архивът за транспорт

Кашони с документи се подреждат така, че капаците да легнат плътно и да не се отварят при пренасяне. При нужда доопаковаме с допълнителни кашони или чували за хартия, когато има разпилени листове.

Класьори и папки се събират отделно от свободната хартия. Това позволява след унищожаването да се отделят металните и пластмасовите части, без да се смесват с хартията.

В края на опаковането броим пакетите и ги подреждаме по ред на товарене. Контактното лице потвърждава, че подготвеното количество е именно това, което се предава за унищожаване.

Товарене и извозване: как се държи контролът при движение

Товаренето на архиви се прави по предварително оформените партиди. Всяка партида се качва като завършен комплект, за да не се разместват опаковки и да не остават „единични“ кашони назад.

При извозване на офис архив записваме броя на пакетите, които напускат обекта. Ако архивът е от различни помещения, групите се държат отделно до приключване на предаването.

Сметка за изпълнение: какво включваме в организацията

• Еднократен сбор: вземане и унищожаване на малка партида документация с цена от 80 €.
• Стандартен архив: изнасяне на документи, товарене и предаване за обработка с цена от 180 €.
• Натрупан фонд: разчистване на архивно помещение с разпределяне по партиди и логистика на място с цена от 240 €.
• Комплексно изнасяне: събиране от няколко точки в обекта и приключване с пълен комплект документи с цена от 360 €.

Крайната сума се уточнява след като се види реалната работа: колко пакета има, как са подготвени, колко място заемат, колко време отнема изнасянето и каква подредба е нужна за безопасно товарене.

Най-сигурната преценка става по телефон, когато минем през няколко конкретни въпроса и изчистим неизвестните. Така се избягват предположения и цената стъпва върху реалния обем и действителните действия на терен.

Линия за унищожаване: какво става след приемането

След приемането материалът минава към механично раздробяване. Резултатът е фракция от хартия, която не позволява сглобяване на листове и възстановяване на текст.

Отделяне на примеси, за да няма проблем при обработката

Класьори, твърди корици, джобове и метални механизми се отделят като примеси. Така хартията се насочва чисто към следваща обработка, а отделените елементи се предават по съответния ред.

Документален завършек: как оставяме проследима следа

След приключване оформяме приемо-предавателен комплект с дата, адрес в Момин проход и лице, което е предало архива. Вписваме какво е предадено по тип носители и по опаковки.

Когато се изисква вътрешна отчетност, подготвяме документ за унищожаване. Той служи за проверка при одит и за затваряне на партидата в административния ред на клиента.

Кога архивът се отделя от други потоци в обекта

Ако едновременно се освобождават и складови площи, архивът се планира като първи отделен поток, за да не се смесва с други материали. При такава организация често се съчетава с разчистване, подобно на освобождаване на складови помещения, но архивната част се приключва документално преди останалото.

Когато на същия адрес има и битови отпадъци, те се извозват в отделен курс и с отделни бележки за приемане. В тези случаи се действа паралелно с услуга за извозване на битови отпадъци, без да се смесва товарът с документация.

Проверка след изнасяне: как затваряме помещението

След товарене минаваме по рафтове, чекмеджета и шкафове и търсим останали папки без маркировка. Контактното лице показва местата, които трябва да останат извън обхвата, и ги отделяме ясно.

Ако работата е част от по-голямо извозване и обработка на архивна документация, партидите се държат отделени според начина, по който клиентът отчита вътрешно: по отдел, по период или по проект.

Финална координация: как се заявява и кога се потвърждава

Заявката се подава от бутона за телефон в сайта. По разговора казвате „унищожаване на архиви в Момин проход“, адреса и как е събран архивът: кашони, класьори, папки или стелажи.

Описвате ориентир за обема като брой шкафове или редове по рафтове, и уточнявате дали има партиди, които не се предават. Казвате кой приема екипа и кой подписва документите на място.

След като изясним количеството по опаковки и начина на подготовка, потвърждаваме ден и час за изпълнение. БГ СЪРВИЗ фиксира посещението след като повторите данните за контактното лице и реда за предаване.