Унищожаване на архиви в Годеч изпълняваме с ясно проследяване на партидите и предаване на документи за отчет. Клиентът освобождава шкафове и помещения, без архивът да остава без контрол.

Старт на поръчката: какво записваме още при първия контакт

При заявка по телефона минаваме през кратък чеклист и записваме само данни, които влияят на изпълнението. Питаме дали се касае за офис архив, счетоводни папки, кашони с хартия или смесени носители.

Уточняваме дали документите са вече пакетирани или стоят по рафтове, защото това определя какво носим за допълнително събиране. Фиксираме контактно лице на място и начин за достъп до помещението, за да няма прекъсване по време на товаренето.

Маркиране и отделяне: как се затваря рискът от смесване

На място започваме с отделяне на партидата за унищожаване от всичко, което остава в обекта. Работим с видима маркировка на опаковките и подреждане в отделена зона, за да не се върнат кашони по грешка обратно на стелажите.

Ако има папки, които клиентът иска да запази, те се изнасят от работната зона и се връщат в определен шкаф или стая. При извозване на архиви не разлистваме съдържание; контролът е по опаковки, етикети и последователност на изнасяне.

Как се описва партидата без преглед на листове

Описът се прави по вид носител и начин на съхранение: кашони, класьори, папки, вързопи хартия. Записваме ориентир за брой опаковки и къде са били взети, за да може контактното лице да потвърди, че обхватът е точен.

Изнасяне и товарене: как се движат документите по трасе

Преди да започнем изнасянето на документи, определяме трасе от помещението до автомобила и го държим свободно от други материали. Носим архивните опаковки на ръка или с колички според типа им, като целта е да не се разкъсват и да не се разместват.

Кашоните се подреждат плътно, за да не се смачкат при транспорт на архиви. Папки и класьори се групират отделно, защото съдържат метални механизми и твърди корици, които се обработват по различен ред.

Отделяне на елементи, които не влизат в раздробяването

Когато има класьори, отделяме метални части и обемни пластмаси, които пречат на машинното раздробяване. Това се прави още на етап подготовка, за да не спираме работата по-късно и за да държим потока на материалите под контрол.

Разходи по изпълнението: как се подреждат вариантите

• Единично освобождаване: изнасяне и предаване на малка партида за унищожаване на архиви с цена от 80 €.
• Офисно събиране: разчистване на архивно помещение, товарене на архиви и организиране на курс с цена от 180 €.
• Смесени носители: отделяне на папки и твърди елементи и подготовка на опис за партидата с цена от 240 €.
• Многоточково прибиране: събиране от различни шкафове/стаи и затваряне на работата с комплект документи с цена от 360 €.

Сумата се определя след като се види какъв обем заема архивът, как е подготвен за изнасяне и колко отделни пренасяния се налагат от помещенията до товарната зона. Включва се и дали има нужда от допълнително събиране, сортиране по носители и отделяне на твърди компоненти.

Най-сигурната сметка излиза след телефонно уточнение, защото в разговора се изяснява как е разпределен архивът, колко точки се обслужват и какъв ред се следва за приемане и подписване на място. Така се избягват предположения и се планира точният ресурс за конкретната задача.

Унищожаване и отчет: какво получава клиентът като следа

След предаване за унищожаване материалът се обработва чрез механично раздробяване, така че да не може да бъде възстановен като четим документ. Хартията се отделя от примеси и се насочва по ред за рециклиране.

За клиента остават приемо-предавателни документи с дата, адрес в Годеч, отговорно лице и описание на предадените носители по опаковки. При изискване за вътрешен контрол издаваме документ за унищожаване, който се прилага към отчетността на организацията.

Кога архивът върви отделно от други извозвания

Ако в същия обект се разчиства складова част, архивът се движи като отделна партида и не се смесва с други материали. При съвместна организация с почистване на халета първо се затваря документалната част, след това се преминава към останалите потоци.

Когато има и общи отпадъци, те се планират като отделен курс и се оформят с различен ред на приемане. Това обикновено се изпълнява с услуга за извозване на отпадъци, без архивните носители да се качват на същия товар.

Финална проверка в помещението

След изнасянето минаваме по рафтове, чекмеджета и работни плотове и търсим останали папки без маркировка. Контактното лице потвърждава кои секции са приключени и кои шкафове не са били в обхвата на задачата.

Затваряне на заявката: какво казвате по телефона и кога се потвърждава

Заявката се подава през бутона за телефон в сайта. По телефона описвате какво точно се дава за изхвърляне на архиви: кашони с документи, папки, класьори или стелажи, които се освобождават, и казвате адрес в Годеч.

Казвате дали архивът е събран на едно място или е разпределен по стаи, и дали се изискват приемо-предавателни документи и документ за унищожаване. Обемът се преценява по броя опаковки и по заетото място в шкафове и стелажи, след което се потвърждават ден и час за изпълнение. БГ СЪРВИЗ потвърждава посещението след като уточните контактното лице и реда за предаване на партидата при архиви.